Расходы на загранкомандировки

В случае направления сотрудника в служебную командировку за границу работодатель обязан возместить ему понесенные расходы, так же как и при подобной поездке первого для выполнения задания в пределах нашей страны. Это оплата проезда, найма жилого помещения, дополнительные затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные с разрешения руководства. Порядок и размеры возмещения перечисленных зарубежных затрат определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Отправить работника в командировку можно для выполнения различных заданий. Например, для решения вопросов по изготовлению и продаже товаров или по приобретению основных средств или материально-производственных запасов. А также для посещения сотрудником образовательного семинара. В первом случае командировочные затраты признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Во втором — увеличивают первоначальную стоимость основных средств (п. 1 ст. 257 НК РФ) или включаются в цену приобретенных товаров или материалов, если они учитываются в составе материальных затрат (п. 2 ст. 254 НК РФ). В то же время плата за участие в семинаре включается в состав расходов по повышению квалификации «штатников» согласно подпункту 23 пункта 1 и пункту 3 статьи 264 Налогового кодекса (письмо Минфина России от 28.02.2007 № 03-03-06/1/137).

В налоговом учете отражаются затраты по командировкам, которые обоснованны, документально подтверждены и направленны на получение дохода (ст. 252 НК РФ). По непроизводственным командировкам затраты для целей налогообложения не учитываются. Однако данные поездки следует отличать от тех, которые не дали конкретного результата. Последние носят производственный характер независимо от достигнутой цели. Если расходы на командировки были направлены на получение прибыли (данные обстоятельства документально зафиксированы, например, в задании или приказе на данную поездку), то их можно признать экономически обоснованными и оправданными.

То, что поездка для выполнения служебного поручения носит производственный характер, может следовать из следующих документов:

1. приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 и Т-9а;
2. командировочного удостоверения по форме № Т-10. Фактическое время пребывания в месте назначения определяется по отметкам в этом удостоверении о днях прибытия и выбытия в (из) него;
3. служебного задания и отчета о его выполнении по форме № Т-10а.

Это говорится в письме УФНС России по г. Москве от 18.01.2007 № 21-11/003922.

Однако работнику, направленному в другую страну с визовым режимом въезда, достаточно оформить приказ, в котором будет указана цель поездки и ее длительность. А для документального подтверждения расходов на командировку фирме достаточно снять копию с тех страниц загранпаспорта, на которых находятся отметки о датах пересечения границ соответствующих государств. Таким образом, нет необходимости оформлять командировочное удостоверение при поездке за границу (см. письмо Минфина России от 17.05.2006 № 03-03-04/ 1/469, постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2005 № А56-2639/2005).

Кроме того, сотрудник должен отчитаться по произведенным расходам, предоставив оправдательные документы. Если они оформлены на иностранном языке, то к ним необходимо на отдельном листе приложить построчный перевод на русский язык. Такое требование вытекает из статьи 68 Конституции РФ и непосредственно установлено в пункте 1 статьи 16 Закона РФ от 25.10.91 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» и пункте 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.

Работник для поездки в командировку может приобрести электронный авиабилет, который не имеет документарной формы. В таком случае основанием для признания расходов для налогообложения прибыли могут являться распечатка электронного документа на бумаге и посадочный талон (письмо Минфина России от 11.10.2007 № 03-03-06/1/717).

Все оправдательные документы должны быть приложены к авансовому отчету. Обычно его составляют и сдают в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после возвращения командированного сотрудника из поездки. Это общий порядок, установленный в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 и доведенного письмом Банка России от 04.10.93 № 18, действующего в настоящее время. Поскольку в данном нормативном акте не уточняется, к каким командировкам относится трехдневный срок — по России или за ее пределы, то получается, что он распространяется на все поездки.

Для признания в целях налогообложения прибыли расходов на командировки, приходящиеся на выходные и праздники, к отчету необходимо приложить заверенную копию утвержденных руководителем организации правил внутреннего распорядка, предусматривающих режим работы в эти дни (письмо УФНС России по г. Москве от 16.08.2006 № 20-12/72393).